Le Procure-to-pay pour créer de la valeur dans votre système Achats
Dans le domaine des Achats, vous avez sans doute déjà entendu parlé du P2P, le Procure-to-Pay ? I By Intelligence vous invite à lire ce nouvel article afin de découvrir les principales étapes du processus P2P, ses objectifs et les solutions logicielles du marché qui couvrent le P2P, dont la solution innovante Coupa.
En préambule, une définition du P2P s’impose : le processus Procure-to-Pay (P2P) ou le Purchase-to-Pay couvre tout le cycle qui va du processus d’approvisionnement au paiement du fournisseur..
Quelles sont les principales étapes du processus P2P ?
On peut relever 5 grandes étapes qui couvrent tout le processus Procure-to-Pay :
1. Expression du besoin / demande d’achat (DA)
Un service de l’entreprise identifie un besoin d’achat d’un produit ou d’un service
Contrôle de conformité (politique achats, fournisseurs référencés, etc.)
Création d’une demande d’achat interne soumise à validation, avec le rattachement budgétaire
2. Création du bon de commande (PO – Purchase Order)
La demande validée est transformée en bon de commande
Le PO est envoyé au fournisseur
3. Réception des biens ou services
Les produits sont livrés ou les services réalisés
Le service demandeur confirme la réception (bon de réception ou bon de livraison)
4. Traitement de la facture
La facture fournisseur arrive et est comparée au bon de commande et au bon de réception ; suivant le processus “3-way match”, en rapprochant le bon de commande, le bon de livraison et la facture pour garantir l’exactitude des paiements aux fournisseurs et éviter les erreurs ou fraudes
Vérification des quantités, prix, taxes, conditions contractuelles
5. Paiement du fournisseur
Une fois la facture validée, le paiement est exécuté (virement, mandat SEPA, etc.).
La facture est comptabilisée
La facture est lettrée lors de son paiement définitif
Couvrant tout le cycle d’achat, de l’approvisionnement au paiement, le processus Procure-to-Pay fait partie intégrante de la gestion des achats et de la comptabilité fournisseurs.
Pourquoi digitaliser le processus Procure-to-Pay (P2P) ?
La digitalisation du processus Procure-to-Pay (P2P) offre de nombreux avantages opérationnels, financiers et stratégiques :
🔹Réduire les coûts
- Moins de traitement manuel (moins de saisies, e-mails, relances)
- Réduction les erreurs qui génèrent des coûts (factures rejetées, litiges)
- Automatisation des tâches répétitives → gains de productivité
🔹Accélérer le cycle d’achat
- Validation des demandes d’achat plus rapide (workflow automatique sur les commodités)
- Génération instantanée des bons de commande
- Traitement des factures automatisé (OCR, e-invoicing)
- Réduction du délai moyen de paiement
- 🔹Améliorer la qualité des données et le contrôle
- Informations Achats centralisées et fiabilisées
- Rapprochement automatique « 3-way match » (BC / réception / facture)
- Renforcement du contrôle interne et conformité aux politiques achats
- Meilleure conformité réglementaire (ex : facturation électronique, audits)
- 🔹Augmenter la visibilité et la traçabilité
- Historique complet des achats, validations et paiements
- Reporting en temps réel (dépenses, délais fournisseurs, budgets)
- Meilleure capacité d’analyse pour optimiser les dépenses (Spend Analysis)
- 🔹Optimiser la relation fournisseur
- Commandes plus claires et mieux suivies
- Moins de litiges grâce aux données fiables
- Paiements plus rapides → amélioration de la relation fournisseur
- Portails fournisseurs permettant suivi, mise à jour des infos, facturation et partage d’informations
- 🔹Renforcer la conformité et la gestion du risque
- Respect des contrats et priorité aux fournisseurs référencés
- Réduction des risques de fraudes, doublons, et achats sauvages
- Suivi de performance fournisseur plus structuré
Quels sont les logiciels Procure-to-Pay (P2P) ?
Les solutions SI Achats complètes ci-dessous couvrent l’ensemble du cycle P2P : demande d’achat, bons de commande, réception, factures, paiements.
🔹Coupa
- Référence du marché P2P et S2P
- Très fort en UX, analyse des dépenses et conformité
Les atouts de Coupa : très bon pour la visibilité des dépenses, l’adoption rapide, l’automatisation via IA, et pour les entreprises qui veulent une plateforme moderne, agile avec une forte expérience utilisateur.
🔹Ivalua
- Plateforme modulaire S2P complète
- Forte personnalisation possible
Les atouts d’Ivalua : très puissant pour des processus achats complexes, des besoins de personnalisation, et pour piloter une stratégie achats end-to-end (sourcing + contrats + P2P).
Voir notre page dédiée à la solution Ivalua
🔹SAP Ariba (Buying & Invoicing)
- Très puissant et intégré à SAP
- Large réseau de fournisseurs
Les atouts SAP Ariba : excellent si vous êtes déjà dans l’écosystème SAP, ou si vous avez besoin d’un réseau fournisseurs très large (Ariba Network).
Voir notre page dédiée à la solution SAP Ariba
I By Intelligence sait vous accompagner afin de choisir le meilleur logiciel P2P selon vos critères :
- Degré de personnalisation requis
- Niveau de maturité achats (opérationnel vs stratégique)
- Volume de factures
- Complexité organisationnelle
- Intégration à un ERP déjà existant (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365…)
- Budget
I By Intelligence, pour une transformation digitale réussie de vos Achats.
Contactez-nous au +33 6 85 17 42 55 ou sur notre formulaire pour une première prise de contact pour discuter P2P.